建設(shè)工程資料是在工程項(xiàng)目生命周期內(nèi)所形成的各種真實(shí)記錄和反映建設(shè)活動(dòng)的相關(guān)資料，做好工程資料歸集管理工作，對(duì)工程決（結(jié)）算、竣工驗(yàn)收、后期運(yùn)營(yíng)管理及維護(hù)、審計(jì)檢查等都起著重要作用。近年來，在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)建設(shè)單位普遍存在工程資料管理薄弱的問題，亟待引起重視。

一、存在的主要問題

1、工程資料歸集意識(shí)欠缺，基礎(chǔ)工作不扎實(shí)，影響工程資料的完整性

部分建設(shè)單位對(duì)工程資料歸集重視程度不夠，將工程檔案工作一并“外包”、“轉(zhuǎn)嫁”給代建、招標(biāo)代理等單位，而作為應(yīng)承擔(dān)主體責(zé)任的建設(shè)單位，在合同訂立時(shí)既沒有重視對(duì)各參建單位工程資料歸檔的約束，在項(xiàng)目實(shí)施中又疏于組織收集、整理、歸檔資料，造成工程資料歸集嚴(yán)重滯后，甚至有的建設(shè)單位在被檢查、被審計(jì)時(shí)，才臨時(shí)突擊找各參建單位收集資料，致使工程資料零散、無法收集齊全。

2、相關(guān)負(fù)責(zé)人員變動(dòng)頻繁，前后銜接不到位，影響工程資料的連續(xù)性

工程建設(shè)項(xiàng)目周期長(zhǎng)、時(shí)間跨度大，短則兩三年、長(zhǎng)則十來年，有的建設(shè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、重要崗位人員流動(dòng)性較大，又沒有嚴(yán)格執(zhí)行工作交接制度，極易導(dǎo)致工程資料丟失和損壞。另外，有的單位存在“新官”難理“舊事”的現(xiàn)象，前后工作脫節(jié)，破壞了工作的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

3、工程調(diào)整僅口頭變更，手續(xù)辦理不規(guī)范，影響工程資料的有效性

建設(shè)項(xiàng)目遇到客觀因素需要調(diào)整時(shí)，按照規(guī)定應(yīng)到有關(guān)部門辦理調(diào)整手續(xù)，但由于工期要求緊、手續(xù)辦理復(fù)雜等原因，加上建設(shè)單位工程管理及造價(jià)控制意識(shí)淡薄，有時(shí)出現(xiàn)“口頭變更”建設(shè)內(nèi)容、范圍、造價(jià)金額等，相關(guān)手續(xù)難以落實(shí)到位，最終無法形成書面形式的確認(rèn)資料，往往對(duì)概算控制、工程決（結(jié)）算確認(rèn)造成極大困難。

二、相關(guān)建議

1、增強(qiáng)歸檔意識(shí)，提高檔案管理水平

建設(shè)單位需重視工程資料歸檔工作，按照有關(guān)規(guī)定認(rèn)真做好建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。加強(qiáng)合同管理，在招投標(biāo)及合同簽訂過程中，明確各參建單位的檔案整理、歸檔及移交等工作要求。同時(shí)，加強(qiáng)工程資料與工程進(jìn)度同步管理，做到同部署、同實(shí)施、同驗(yàn)收。

2、健全交接制度，確保工作有序推進(jìn)

完善和健全工作交接制度，在人員調(diào)動(dòng)、離職時(shí)及時(shí)辦理交接手續(xù)，明確交接人、接管人責(zé)任劃分，特別是工程中的重要事項(xiàng)、遺留問題要逐項(xiàng)“交”得清楚、“接”的明白，做到工作交接到位、檔案交接到位，確保工作銜接有序。同時(shí)，推行工程檔案數(shù)字化管理，便于資料利用與保管，防止資料丟失。

3、加強(qiáng)工程管理，嚴(yán)格執(zhí)行審批流程

規(guī)范工程建設(shè)程序，加強(qiáng)設(shè)計(jì)變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證管理，杜絕“口頭變更”、“口頭指令”的發(fā)生，發(fā)生重大變更后及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，收集并整理設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證、會(huì)議紀(jì)要等第一手原始資料，做好重要事項(xiàng)記錄是控制建設(shè)投資、確認(rèn)工程造價(jià)的有效手段和措施。

陜西九江成建設(shè)工程有限公司